بهترین روند تهیه و به تایید رساندن برنامه زمان بندی پروژه های بزرگ

اگر پروژه بزرگی دارید و نگران به موقع تحویل ندادن برنامه زمان بندی هستید، پیشنهاد می کنیم این مقاله را تا انتها مطالعه کنید چون راهکار هایی ارائه خواهیم داد که هم سریع تر بتوانید برنامه زمان بندی ارائه دهید و هم در انتها نیاز به دوباره کاری نباشد، همچنین سختی کار زیادی نداشته باشید.

راهکار های تهیه برنامه زمان بندی به بهترین شکل ممکن

1- جلسه با کارفرما

اولین کار قبل از شروع تهیه برنامه زمان بندی این است که جلسه ای با کارفرما داشته باشید و قبل از انجام کاری یا تهیه برنامه زمان بندی بتوانید تمام صحبت های کارفرما را بشنوید. در این جلسه یا جلسات ابتدایی توافقات لازم صورت می گیرد و این امر سبب جلوگیری از دوباره کاری های متعدد پس از تهیه برنامه زمان بندی می شود. نکته مهم تر این است که ممکن است در همین جلسات کارفرما یک نمونه از برنامه زمان بندی های پروژه های شبیه پروژه شما ارائه دهد و شما بتوانید از آن استفاده کنید که در این صورت کار شما بسیار ساده خواهد شد.

2- تهیه ساختار شکست

مرحله دوم این است که با توجه به اسناد و مدارک فنی که تا آن زمان وجود دارد ساختار شکست را تهیه کنید ، فعالیت ها را تا حد ممکن ریز کرده و در نهایت ساختار شکست را به تایید کارفرما برسانید. پس از اینکه تایید کارفرما را گرفتید مرحله بعد اتفاق می افتد.

3- تهیه CBS ساختار شکست

در این مرحله باید هزینه های مربوط به هر ردیف ساختار شکست را مشخص کنید و مقابل آن ثبت کنید. ممکن است هزینه پروژه مقطوع باشد یا فهرست بهایی برای پیمان وجود داشته باشد که در هر دو حالت باید مبالغ را مقابل فعالیت های ساختار شکست درج کنید و CBS ساختار شکست را تهیه کنید.

4- وارد کردن اطلاعات در برنامه زمان بندی

در آخرین مرحله باید تمامی اطلاعاتی که در مراحل قبل تهیه شده بود را وارد برنامه زمان بندی کنید و در این برنامه طول فعالیت ها ، روابط بین فعالیت ها ، منابع آن ها و غیره را طبق قرارداد ثبت می کنید و به تایید کارفرما می رسانید. با انجام این چهار مرحله تا حد ممکن برنامه زمان بندی سریع تر تهیه می شود ، دوباره کاری و رفت و برگشت برنامه زمان بندی بین شما و کارفرما کمتر می شود و از ابتدا تمام درخواست ها و روند تهیه برنامه مشخص و شفاف می شود.

[elementor-template id=”26532″]

توجه داشته باشید که برای تهیه بهتر و آسان تر برنامه زمان بندی به نکات زیر دقت کنید:

نکته اول: در همان جلسه ابتدایی که با کارفرما دارید حتما روش و روند انجام برنامه زمان بندی را توضیح دهید و همچنین توضیح دهید که این روند کار برای هر دو طرف بهتر خواهد بود که با روش ما کنار بیاید و در جریان باشد.

نکته دوم: تمامی این مراحل ابتدا باید به تایید داخلی برسد و سپس به تایید کارفرما برسانید. بنا براین تا زمانی که مدیر داخلی خودتان هنوز تایید نکرده است برای کارفرما ارسال نکنید.

نکته سوم: تایید کارفرما می تواند غیر رسمی نیز باشد و حتما لزومی ندارد تاییدیه رسمی باشد چون طبق قانون فقط یک بار برنامه زمان بندی ارسال و تایید می شود. بنا براین با تایید تلفنی هم می توانید کار را پیش ببرید.

نکته چهارم: زمانی که هر مرحله از انجام کار را به اتمام می رسانید و برای کارفرما ارسال می کنید و منتظر تایید کارفرما هستید ، می توانید برای جلوگیری از به هدر رفتن زمان ؛ به مراحل بعدی بپردازید چون در هر صورت مرحله قبل را کارفرما تایید می کند و در صورت داشتن موردی هم می توانید آن را اصلاح کنید . بنابراین در زمان منتظر بودن جواب کارفرما به کارهای مراحل بعد بپردازید.

ویدیو بهترین روند تهیه و به تایید رساندن برنامه زمان بندی پروژه های بزرگ