تحلیل الگوریتم و نحوه محاسبه Actual Cost یا ACWP در MSP

نحوه محاسبه Actual Cost در نرم افزار MSP یکی از پیچیده ترین الگوریتم های موجود در این نرم افزار می باشد که، یکی از مهم ترین فاکتورهای محاسبه EVM و شاخص های آن می باشد. در این مقاله از مجموعه مقالات آموزش نرم افزار MSP در سایت برنامه ریزی و کنترل پروژه کران زاده می خواهیم به صورت جامع برای اولین بار به زبان فارسی، تحلیل الگوریتم و نحوه محاسبه Actual Cost یا ACWP در MSP را بررسی و تحلیل کنیم و ابهامات احتمالی این موضوع را برطرف نماییم.

ویدیو تحلیل مهم ترین شاخص ارزش کسب شده EVM

برای آموزش و تحلیل این موضوع ، در شکل زیر یک فعالیت 10 روزه با هزینه 80 را مشاهده می کنید. یعنی به ازای هر روز 8 واحد پول هزینه می شود.

برای تحلیل آن ابتدا بر روی نمودار گانت کلیک راست کرده و گزینه ی Show Split را انتخاب می کنیم. در نمای پایین کلیک می کنیم تا select بر روی نمای پایینی باشد. سپس در تب Task لیست کشویی Gantt Chart را باز کرده و گزینه ی Task Usage را انتخاب می کنیم. در این حالت می توانیم با کلیک بر روی فعالیت تعریف شده ، نمای Usage آن را پایین صفحه داشته باشیم. در این قسمت دو فیلد Act. Cost و Cost را مشاهده می کنید که cost عدد 8 را نشان می دهد. به این معنی است که هزینه کل این فعالیت به تعداد روزها توزیع شده و هر کدام 8 واحد پولی می باشد.

در رابطه با اولین آیتمی که باید در نظر گرفته شود ؛ ابتدا بر روی گزینه File کلیک کنید ، سپس گزینه Option را انتخاب کرده در این قسمت گزینه Schedule را انتخاب کنید. در این قسمت آخر صفحه ، گزینه ای تحت عنوان Actual costs are always calculated by Project وجود دارد که باید چک مارک آن برداشته شود.

باید چک مارک این گزینه برداشته شود تا این گزینه غیر فعال شود. در این حالت دست شما به عنوان کاربر باز می شود که هزینه های واقعی را در نرم افزار وارد کنید. توجه داشته باشید در صورتی که این گزینه فعال باشد ؛ نرم افزار از ستون cost به عنوان هزینه واقعی نیز استفاده می کند.

منطقی است که در پروژه هزینه برنامه ریزی شده با هزینه واقعی تفاوت داشته باشد. مثلا طبق برنامه ریزی پروژه ، این فعالیت تعریف شده روزی 8 واحد پول هزینه دارد. در صورتی که ممکن است بسته به دردصد پیشرفت کار 3 روز از فعالیت گذشته باشد و 30 واحد پول هزینه شده باشد یعنی روزی 10 واحد پول. بنابراین برای محاسبه Actual cost نمی توان از همان مقادیر cost یا هزینه های برنامه ریزی شده استفاده کرد. استفاده از هزینه واقعی برای محاسبه EVM و شاخص های آن نیز صحیح می باشد.

بروز رسانی فعالیت

اولین کار بروز رسانی فعالیت مورد نظر می باشد. برای این کار در تب Task گزینه Mark on Track را مشاهده می کنید. از این قسمت گزینه Update Task را انتخاب کرده و پس از آن پنجره ای باز می شود.

در این پنجره مطابق با تصویر زیر درصد پیشرفت را 20 درصد و 2 روز زمان واقعی انجام کار و 8 روز زمان باقی مانده برای فعالیت در نظر گرفته می شود. همچنین تاریخ Start را مطابق با برنامه ریزی فعالیت در نظر می گیریم.

با اعمال آن و زدن دکمه Ok هزینه های مشخص شده در سمت راست آپدیت شده و تغییر می کند. تغییرات cost و Actual cost را در شکل زیر مشاهده می کنید.

در شکل بالا با توجه به هایلایت شدن وسط نمودار میله ای ، این طور می توان برداشت کرد که Actual Duration آن20 درصد است و هزینه دو روز ابتدایی آن فعالیت خالی می شود همچنین هزینه واقعی نیز خالی است. پس از آپدیت فعالیت، باید به قسمت  Actual Cost بر روی فعالیت برویم و هزینه واقعی آن را وارد کنیم. مثلا مشخص می کنیم که 100 واحد پول هزینه برای این فعالیت شده است. در شکل زیر مشاهده می کنید.

پس از تغییر Actual Cost فعالیت مربوطه در نمای پایین هزینه های آن بروز رسانی می شود که در شکل زیر آپدیت شده آن را مشاهده می کنید که هزینه 100 را به نسبت مساوی بین دو روز تقسیم می کند.

مبحث Status Date

برای مشخص کردن Status Date در قسمت Project بخش Status Date را انتخاب کرده و در آن تاریخ مد نظر را مشخص می کنید. پس از مشخص کردن Status Date خط عمودی بر روی نمودار گانت نشان داده می شود که در شکل زیر نشان داده شده است.

در این حالت اگر یک بار دیگر آپدیت فعالیت را تکرار کنید و این بار 40 درصد پیشرفت در 5 روز و باقی مانده 7 روز را به صورت شکل زیر مشخص کنید. مجددا قسمت پایین صفحه آماده برای ثبت عدد جدیدی به عنوان Actual Cost می شود تا هزینه واقعی در آن ثبت گردد.

در این حالت هزینه واقعی بین روزهای مشخص شده ، شکسته می شود. مثلا اگر Actual Cost را به 160 تغییر دهیم، در Split Sheet تغییرات اعمال می گردد که نتیجه را در شکل زیر مشاهده می کنید.

در این حالت هزینه 100 از قبل مشخص شده که بین دو روز اول تقسیم شده بود، اکنون 60 مابقی نیز بین 3 روز بعد با نسبت مساوی تقسیم می شود که هر کدام 20 واحد پول می شود.

برای بررسی اینکه تفاوت فعال یا غیرفعال کردن گزینه Actual Cost را بهتر درک کنیم، به ترتیب زیر ابتدا گزینه مورد نظر را در قسمت File بخش Option گزینه ی Edits to total actual cost will be spread to the status date را فعال کنید.

سپس به طور فرضی Status Date را 08/03/2024 قرار دهید. در صورتی که درصد پیشرفت 20 درصد باشد. پس از آن Update Task مجددا انجام شود و با درصد پیشرفت 40 و زمان واقعی 4 و 6 روز باقی مانده، آپدیت صورت گیرد. نتیجه آن را در شکل زیر مشاهده می کنید که دو روز از Split خالی مانده است.

اکنون اگر Actual Cost را عدد 160 در نظر بگیریم ؛ نتیجه به شکل زیر خواهد بود که دیگر 60 روز باقی مانده بین 3 روز تقسیم نمی شود. محاسبه هزینه و هزینه واقعی به این صورت است که اختلاف هزینه یعنی 60 واحد پولی ، بین 5 روز باقی مانده  تقسیم می شود یعنی هر روز 12 واحد پولی می شود.

پس نتیجه می گیریم که اگر گزینه مربوط به Actual Cost را فعال کنیم ؛ نگاه نرم افزار و همچنین محاسبات آن بر اساس تاریخ Status Date است. ولی اگر این گزینه غیر فعال باشد محاسبات بر اساس پیشرفت و روزهایی که Progress گرفته اند، می باشد. پس نحوه صحیح محاسبات Cost و Actual Cost بر اساس توضیحات اولیه این مقاله است و اینکه حتما گزینه مربوط به Actual Cost غیر فعال باشد.