گزارشات روزانه Daily Report  کنترل پروژه، فرمت ها و تهیه این گزارشات موضوعی است که در این مقاله قصد داریم راجع به آن نکات مهمی را به شما آموزش بدهیم. به طور کلی ۲ نوع گزارش روزانه در واحدهای اجرایی کنترل پروژه داریم که شامل :

۱. گزارش روزانه واحد اجرا ، انبار و واحد انسانی یا از واحدهای دیگر می گیریم و از آن ها اطلاعات جمع آوری می کنیم .

۲. طبق اطلاعات جمع آوری شده ، روزانه برای کارفرما یا مشاور کارفرما گزارش تحویل می دهیم .

ابتدا در مورد گزارشات دسته اول که ما به عنوان واحد کنترل پروژه دریافت می کنیم ، صحبت می کنیم.

گزارش روزانه Daily Report کنترل پروژه

همه ی واحدهای یک سازمان اعم از اجرا ، انبار و غیره گزارشات مخصوص به خود را دارد . اما مهم ترین بحث مورد نظر ما گزارشات روزانه کنترل پروژه است که در ادامه  فرمت گزارشات روزانه را بررسی می کنیم .

فرمت گزارشات روزانه در کنترل پروژه به چه صورتی باید باشد؟

اولین قدم برای تهیه گزارش روزانه در کنترل پروژه ، این است که نظر کارفرما را در مورد فرمت daily report بدانیم ، بنابراین باید در ابتدا این مورد را از کارفرما یا مشاور کارفرما سوال کنیم . سپس با توجه به فرمت مورد نظر گزارشات daily report  را تهیه کنیم و ارائه دهیم .

اما اگر شما بخواهید از واحد‌های دیگر در یک سازمان گزارش بگیرید و نیاز به یک فرمت مناسب برای تهیه گزارش دارید ، می توانید در سایت google.com فرمت گزارش روزانه را سرچ کنید و بهترین فرمت را برای گزارش پروژه خودتان پیدا کنید .

انواع daily report یا گزارشات روزانه

برای تهیه انواع گزارش روزانه Daily Report به طور کلی یک سری فرمت های خاص برای تهیه گزارشات روزانه وجود دارد . در نمونه اول که مشاهده می کنید ؛ در قسمت بالای فرم اطلاعات کارفرما ، کارگاه ، وضعیت آب و هوا ، درجه حرارت ، پیمانکار و تاریخ پروژه را یادداشت کرده است . سپس لیست ماشین آلات ، پرسنل ، پیمانکاران ، گروه اجرایی ، فعالیت های پروژه ، مواد مصرفی و مشکلات را آورده است و در نهایت قسمت مخصوص امضا برای گزارش .شکل زیر نمونه ای از این نوع فرمت گزارش می باشد .

نکته ای که وجود دارد این است که در یک گزارش روزانه کنترل پروژه یک سری اطلاعات لازم و ضروری است و حتما باید وجود داشته باشند . مثلا تاریخ ، آب و هوا ، درجه حرارت ، مناسبت های تعطیل و غیر تعطیل ، وضعیت فعالیت ها ، مواد مصرفی ، نیرو های انسانی ، ماشین آلات و تجهیزات ضروری هستند و بقیه موارد بسته به نظر کارفرما یا سازمان می تواند اضافه یا کم شود .مثلا در نمونه ی بالا ساعات کاری را هم نمایش می دهد که جزء موارد ضروری در گزارش روزانه نیست .

در نمونه دوم گزارشات روزانه کنترل پروژه که مشاهده می کنید ، شرح فعالیت ها با میزان انجام فعالیت و احجام آن و درصد پیشرفت شان قید شده است . در زیر این جدول گزارش محل قرار گیری امضای مسئول و سرپرست است . در دوره Master ENG تمام این موارد را با تفضیل بیشتر و نکات کاملا حرفه ای به شما آموزش می دهیم.

انواع daily report یا گزارشات روزانه

نکته اول

 فرمت انواع گزارشات روزانه Daily Report را به شکلی طراحی کنید که اگر در یک سازمان پر کردن فرم گزارشات ، به صورت دستی بود افراد بتوانند با خودکار و دستی فرم را تکمیل کنند .

نکته دوم

در هر فرمت daily report حتما باید محل امضا وجود داشته باشد تا اطلاعات نوشته شده در گزارش به امضای مسئول آن بخش برسد .

نکته سوم

تا حد ممکن اطلاعات زیادی از افراد واحد اجرا نخواهید. چون آن ها اطلاعات دقیق ندارند و ممکن است اطلاعات نادرست بدهند. بنابر این اطلاعات مورد نیاز را از آن ها درخواست کنید در شکل زیر نمونه ی دیگری از گزارش روزانه واحد های مختلف سازمان مشاهده می کنید که شرح فعالیت ها ، موقعیت ، نیروی انسانی ،ماشین آلات و مصالح آورده شده است . سپس فرمت ها مشخص است می توانید بسته به نیاز خودتان در فرمت ها تغییر ایجاد کنید . این فرمت ها در سایت karanzaadeh.com وجود دارد . می توانید از قسمت سرچ ، فرمت گزارش روزانه را پیدا کنید  . برای تهیه گزارشات روزانه تمامی نکاتی که نیاز دارید بدانید از نکات لازم برای ارسال گزارش به کارفرما و نکات لازم مربوط به بخش اجرا گزارشات در کنترل پروژه را می توانید در دوره Magic PMS به صورت کاملا حرفه ای آموزش ببینید.

فرمت گزارش پیشنهادی

با توجه به تنوع فرمت ها برای انواع گزارشات روزانه Daily Report ، فرمت تهیه شده توسط مهندس کران زاده پیشنهاد می شود که در تصویر زیر مشاهده می کنید .

در این گزارش لوگو ، اسم پروژه ، وضعیت آب و هوا و درجه حرارت ، شرح فعالیت های انجام شده ، واحد و حجم آن ها ، موانع و مشکلات ، وضعیت نفرات سازمان ، ماشین آلات و تجهیزات آمده است . سپس کارشناس واحد اجرا امضا بزند و به تایید مسئول واحد اجرایی برساند .

شکل زیر یک نمونه ی پر شده از این فرمت است که مشاهده می فرمایید که سمت ها به تفکیک شیفت های روز و شب است .

تصویر بعد یک نمونه از این فرمت گزارش روزانه از واحد انبار است . در نهایت این گزارشات بعد از تایید به دست واحد کنترل پروژه می رسد . واحد کنترل پروژه باید اطلاعات را آپدیت کند و به کارفرما تحویل بدهد .

نکته : یک نکته مهم در نوشتن گزارشات روزانه کنترل پروژه این است که به جای ذکر نام افراد و نیروها ، از سمت های آن ها استفاده کنید مثلا سمت مدیر پروژه ، رئیس کارگاه و غیره . چون سمت ها مهم تر هستند و افراد در طول پروژه ممکن است اخراج یا استخدام شوند بنابر این نام افراد تغییر می کند .

برای ارسال گزارش روزانه به کارفرما به چه نکاتی توجه کنیم؟

در ادامه ی دریافت گزارشات روزانه از واحد های دیگر که به دست واحد کنترل پروژه رسیده است ، باید این اطلاعات به دست آمده را در فرمت گزارش مناسب به روز رسانی کنیم و برای کارفرما ارسال کنیم . در شکل زیر نمونه ی این فرمت daily report را مشاهده می کنید که در شیت ۱ فایل اکسل قرار دارد .

در شیت ۲ توضیحات آمده است که کدام فعالیت ها ، در چه موقعیت ، با چه احجام کار انجام شده است

در شیت ۳ وضعیت نیروی انسانی است که به دو قسمت شیفت های شب و روز تقسیم کرده است . همچنین تقسیم بندی نیرو های بومی و غیر بومی نیز وجود دارد .

در شیت ۴ وضعیت ماشین آلات به شکل فعال / غیر فعال / در دست تعمیر، گزارش می شود .

در شیت ۵ ساختار شکست پروژه است که در تصویر زیر مشاهده می کنید .با این ساختار شکست در ادامه کار خواهیم داشت و تغییرات را روی ساختار شکست اعمال می کنیم .

در شیت آخر میزان متریال مصرفی است . کل این شیت ها یک گزارش کامل و جامع از پروژه های نفتی است . البته بسته به نوع پروژه ای که شما کار می کنید ممکن است فرم های گزارشات متفاوت باشند .

تکمیل انواع گزارشات روزانه Daily Report با استفاده از اطلاعات موجود

گزارشاتی که تا قبل از این به دست ما ( واحد کنترل پروژه ) رسیده است را باید اطلاعاتش را استخراج کنیم و فایل گزارشات را تکمیل کنیم . بنابر این تک به تک اطلاعات مربوط به فعالیت ها ، نیروهای انسانی ، ماشین آلات و غیره را باید وارد فرم های جدید برای تهیه گزارشات روزانه وارد کنیم .به عنوان مثال شکل زیر گزارشی از نیروهای انسانی موجود در پروژه است که نشان داده می شود .

بروز رسانی درصد پیشرفت در گزارشات روزانه

قسمت مهم تهیه گزارشات ، اعمال اطلاعات در ساختار شکست کار است . در ساختار شکست ، ستون CUM UP TO که درصد پیشرفت ها برای روز قبل است را کپی کرده و در ستون last period پیست می کنیم . سپس سطوح ساختار شکست را باز می کنیم . در قسمت QTY ، کل ستون CUM UP TO را داخل ستون last period کپی کرده و سپس ستون This period را با دکمه ی delete پاک می کنیم . اکنون ساختار شکست آماده است که اطلاعات جدید را وارد کنیم .

اطلاعات تک به تک فعالیت ها را که در فرمت گزارش وارد کردیم ، اکنون باید وارد ساختار شکست کنیم و درصد پیشرفت را به روز رسانی کنیم . این اطلاعات در ستون This period در قسمت QTY وارد می شود و درصد پیشرفت به روز رسانی می شود .

به طور خلاصه ما یک فرمت برای انواع گزارشات روزانه Daily Report  تهیه می کنیم و برای واحد اجرایی می فرستیم ، تا طبق آن فرمت به ما گزارش روزانه بدهند. سپس اطلاعات دریافتی از این گزارشات را استخراج می کنیم و در گزارشات خود استفاده می کنیم و روزانه اطلاعات را آپدیت می کنیم و آماده ی تحویل به کارفرما است .

در نهایت شکل زیر نمونه ای از یک نوع گزارش واقعی است که اطلاعات موجود در یک روز به عنوان مثال وارد شده است و درصد پیشرفت جدید را نشان می دهد .

این مقاله آموزشی را در دو قسمت ویدئویی به صورت کامل مشاهده کنی:

قسمت اول – انواع گزارشات روزانه واحدها مختلف سازمان برای واحد کنترل پروژه

قسمت دوم – گزارش روزانه واحد کنترل پروژه برای ارائه به کارفرما